Tóm tắt:
Trước đây, Google đã tung ra một bản beta mới cho phép người dùng yêu cầu và xem xét các phê duyệt chính thức trên Google Docs, Sheets và Slides, và giờ đây, Google đang triển khai tính năng này cho nhiều người dùng hơn. Sau khi được yêu cầu, người phê duyệt có thể phê duyệt, từ chối, thêm nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu theo phản hồi. Tất cả những điều này có thể được thực hiện mà không cần rời khỏi Google Workspace.
Yêu cầu phê duyệt trên Google Docs
Ảnh hưởng:
Quản trị viên và người dùng cuối.
Tại sao sử dụng:
Việc đảm bảo phê duyệt tài liệu có thể gặp khó khăn khi cộng tác với nhiều bên liên quan và các ưu tiên cạnh tranh. Tính năng này giúp người dùng dễ dàng bảo mật những phê duyệt đó và xem ai đã phê duyệt tài liệu.
Tính năng này cũng đảm bảo rằng khi các chỉnh sửa được thực hiện đối với một tài liệu, tất cả những người đánh giá sẽ được thông báo và phiên bản mới nhất của tài liệu được phê duyệt lại, đồng thời cũng đảm bảo rằng một khi tất cả những người đánh giá đã chấp thuận, tệp sẽ khóa và không thể được chỉnh sửa nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.
Hy vọng tính năng này hợp lý hóa quy trình làm việc cần thiết để đảm bảo phê duyệt hợp đồng, tài liệu pháp lý và các tình huống khác khi có yêu cầu phê duyệt chính thức.
Thông tin chi tiết:
Sau khi một tài liệu được gửi để phê duyệt, người đánh giá sẽ nhận được thông báo qua email, trình duyệt hoặc Google Chat, dựa vào vị trí đã chọn trong cài đặt web của Google Drive để nhận thông báo. Sau đó, người dùng sẽ nhận được một liên kết có thể theo dõi trực tiếp đến tài liệu.
Nếu người dùng đặt ngày đến hạn, những người đánh giá sẽ nhận được lời nhắc qua email rằng cần phải phê duyệt hoặc đã quá hạn. Người dùng cũng có thể ngăn bất kỳ người dùng nào chỉnh sửa nội dung của mục hoặc để lại nhận xét và đề xuất bằng cách chọn khóa tài liệu.
Lưu ý: các tài liệu theo mặc định sẽ vẫn được mở khóa cho đến khi được phê duyệt hoàn toàn.
Nếu người dùng yêu cầu phê duyệt từ nhiều người, tài liệu được coi là đã được phê duyệt sau khi tất cả những người đánh giá phê duyệt tệp. Nếu chỉnh sửa được thực hiện trong quá trình phê duyệt, tất cả người đánh giá sẽ cần phê duyệt lại phiên bản mới nhất của tệp và sẽ nhận được thông báo qua email trong những trường hợp đó. Yêu cầu phê duyệt tài liệu bị từ chối đối với tất cả người đánh giá nếu một người đánh giá duy nhất từ chối tệp.
Sau khi tất cả những người đánh giá phê duyệt tài liệu, tệp sẽ bị khóa. Không thể chỉnh sửa các tệp đã khóa cho đến khi được mở khóa hoặc phê duyệt. Mở khóa tệp sẽ hủy yêu cầu phê duyệt hiện tại.
Làm thế nào để bắt đầu:
Quản trị viên: tính năng này sẽ được BẬT theo mặc định và có thể bị tắt ở cấp miền hoặc được quản lý theo nhóm / đơn vị tổ chức. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về Quản lý phê duyệt.
Bật tính năng phê duyệt trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
Người dùng cuối: người dùng có thể quản lý thông báo Drive trong Phê duyệt trong cài đặt Drive. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về Nhận phê duyệt đối với tệp trong Google Drive.
Thời gian triển khai:
Cài đặt quản trị viên
Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ: đã triển khai hoàn toàn (1-3 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 8/11/2021.
Lưu ý: mặc dù cài đặt Bảng điều khiển dành cho quản trị viên sẽ hiển thị và có thể định cấu hình, nhưng cài đặt sẽ không được thực thi cho đến ngày 15/11/2021.
Tính năng người dùng cuối
Bản phát hành nhanh: đang mở rộng triển khai (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 15/11/2021.
Bản phát hành theo định kỳ: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 24/11/2021.
Phiên bản phát hành:
Khả dụng đối với Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus và Nonprofits, cũng như G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite Education, G Suite Enterprise for Education và G Suite Nonprofits.
Không khả dụng đối với các khách hàng Google Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline và G Suite Basic.
Không khả dụng đối với người dùng có tài khoản Google cá nhân.
Nguồn: LVtech