Yêu cầu và xem xét phê duyệt tài liệu chính thức với bản beta mới

Tháng 7 04, 2019


Tính năng mới:

Google đã giới thiệu bản beta mới cho phép người dùng yêu cầu và xem xét các phê duyệt chính thức trên Google Docs, Sheets và Slides. Tính năng này cung cấp phương thức trực tiếp để có được sự chấp thuận thuộc về cơ chế trên một tập tin và để xem ai đã phê duyệt tập tin đó.

Để tìm hiểu thêm về phiên bản beta và cách đăng ký, xem tại đây.

Ảnh hưởng: 

Quản trị và người dùng cuối.

Tại sao sử dụng:

Với phiên bản beta này, người dùng có thể dễ dàng yêu cầu phê duyệt các tập tin cụ thể từ một hoặc nhiều người xem xét. Một khi thêm người xem xét vào tập tin, người này sẽ nhận được thông báo qua email.

Người dùng sẽ có tùy chọn chỉ định hạn chót khi yêu cầu phê duyệt. Khi hạn chót đến gần, những người nhân xét sẽ nhận được lời nhắc qua email rằng cần có sự chấp thuận của họ. Những người nhận xét cũng sẽ nhận được lời nhắc nếu việc chấp thuận đã quá hạn.

Đối với trường hợp chỉ có một người nhận xét, tập tin sẽ tự động được phê duyệt hoặc từ chối sau khi người nhận xét đưa ra lựa chọn. Đối với trường hợp có nhiều người nhận xét, tập tin được phê duyệt một khi tất cả những người nhận xét đã chọn “phê duyệt” và bị từ chối một khi bất kỳ người nhận xét nào chọn “từ chối”.

TRong trường hợp cần thêm người nhận xét bổ sung, người dùng có thể làm điều đó miễn là việc phê duyệt vẫn đang trong tình trạng chờ xử lý. Ngoài ra, các biên tập viên và người nhận xét chưa phê duyệt có thể chọn gán lại yêu cầu nhận xét cho một bên thích hợp hơn.

Làm thế nào để bắt đầu:

    • Quản trị viên: đăng ký bản thử nghiệm tại đây.
    • Người dùng cuối:

    • Một khi tính năng này được bật, để yêu cầu phê duyệt:

          • Trong Google Drive, nhấp chuột phải vào tập tin muốn được phê duyệt và chọn “phê duyệt” từ danh sách các tùy chọn.
          •  Nếu mở tập tin ở chế độ xem trước, tùy chọn này cũng khả dụng trong các thao tác được liệt kê trong trình đơn thả xuống.

    • Để phê duyệt hoặc từ chối một tập tin:

      • Nếu được yêu cầu chấp thuận một tài liệu, người dùng sẽ nhận được email thông báo và có thể thực hiện hành động trong Gmail:
        • Người dùng có thể phê duyệt hoặc từ chối tài liệu trong khung xem trước và thêm nhận xét.
        • Từ Drive, có thể thấy yêu cầu chờ phê duyệt trong các mục tác vụ được liên kết với tập tin hoặc hấp chuột phải và chọn “Xem phê duyệt”.

    Thông tin bổ sung:

    Khi gửi tập tin để xem xét, nội dung của tập tin không được sửa đổi, bao gồm việc mở và giải quyết các nhận xét trong tài liệu. Chỉ có ý kiến liên quan đến phê duyệt mới có thể được thêm vào.

    Chỉ những người chỉnh sửa mới có thể mở khóa tập tin trong trường hợp yêu cầu xem xét bị hủy. NHững người xem xét có thể được yêu cầu một lần nữa một khi tất cả các sửa đổi được thực hiện.

    Liên kết hữu ích:

    Chi tiết ra mắt

    Phiên bản phát hành:

    Bật / tắt theo mặc định:

    Tính năng này sẽ được TẮT theo mặc định và có thể được bật ở cấp độ đơn vị tổ chức (OU).

    Nguồn: LVtech