Vào tháng 10/2018, Google sẽ thực hiện một số thay đổi đối với vai trò thành viên trong Team Drive. Quan trọng nhất, Google sẽ thêm vai trò mới "người quản lý nội dung", điều này sẽ giúp quản lý tập tin trong Team Drive dễ dàng hơn. Khi việc thêm vai trò mới này có hiệu lực, người quản lý nội dung sẽ trở thành vai trò mặc định cho các thành viên mới của Team Drives.

Nhiều tổ chức đã yêu cầu vai trò này trong Team Drive. Để tận dụng tối đa tính năng và giảm thiểu công việc thủ công, Google sẽ cung cấp công cụ chuyển đổi để di chuyển người dùng hiện có "Chỉnh sửa quyền truy cập" thành vai trò Người quản lý nội dung. Quản trị viên G Suite có thể chọn tham gia này bằng cách điền vào biểu mẫu này trước ngày 26/9/2018

Vai trò của người quản lý nội dung sẽ giúp việc quản lý tập tin dễ dàng hơn

Người dùng có vai trò Người quản lý nội dung sẽ có thể chỉnh sửa, sắp xếp lại và xóa nội dung Team Drive nhưng họ sẽ không thể sửa đổi cài đặt hoặc thành viên của Team Drive. Người quản lý nội dung sẽ thay thế "Truy cập đầy đủ" làm vai trò mặc định cho các thành viên Team Drive mới.

Có một số khác biệt quan trọng giữa quyền đối với người quản lý nội dung và người dùng có quyền truy cập chỉnh sửa, đặc biệt hữu ích nếu sử dụng Drive File Stream:

• Không giống như người dùng có quyền truy cập chỉnh sửa, người quản lý nội dung sẽ có thể sắp xếp lại và xóa tập tin trong Team Drive.
• Người quản lý nội dung sẽ có quyền truy cập đọc và soạn thảo tâp tin trong Drive File Stream, dễ dàng quản lý tập tin Team Drive thông qua hệ thống tập tin trên máy tính hoặc giao diện Drive trên web. Người dùng có quyền truy cập chỉnh sửa sẽ không có quyền truy cập này và vì vậy sẽ vẫn cần phải truy cập tập tin Team Drive trên web để chỉnh sửa.

Tùy chọn: đăng ký chuyển đổi vai trò trước ngày 26/09/2018

Google khuyên các tổ chức đã bật Drive File Stream sử dụng vai trò mới và cân nhắc tham gia việc chuyển đổi. Tuy nhiên, không nhất thiết phải hành động để đáp ứng với những thay đổi này. Nếu quản trị viên không làm bất cứ điều gì, vai trò của các thành viên Team Drive trong tổ chức sẽ không thay đổi vào tháng 10. Nếu chọn tùy chọn tham gia chuyển đổi:

• Tất cả người dùng và nhóm trong tổ chức là thành viên của Team Drive với “Quyền truy cập chỉnh sửa” sẽ trở thành “Người quản lý nội dung”.
• Người dùng bên ngoài là thành viên của Team Drive trong tổ chức sẽ không được di chuyển, trừ khi thuộc nhóm chứa người dùng nội bộ. Nếu thuộc về nhóm chứa người dùng nội bộ và nhóm đó là thành viên của Team Drive với “Quyền truy cập chỉnh sửa”, những người dùng bên ngoài sẽ được di chuyển sang vai trò Người quản lý nội dung.

Để chọn tùy chọn tham gia chuyển đổi, hãy hoàn thành biểu mẫu này trước ngày 26/09/2018.

Chỉ quản trị viên G Suite mới truy cập biểu mẫu và đã nhận được email có dòng chủ đề “Giới thiệu vai trò mới trong Team Drive”. Nếu nhận được email này nhưng không thể truy cập biểu mẫu, vui lòng liên hệ với Bộ phận hỗ trợ G Suite và ID tham chiếu: 78256060.

Việc chuyển đổi sẽ diễn ra vào tháng 10

Nếu quản trị viên điền vào biểu mẫu ở trên và triển khai việc di chuyển, việc này sẽ bắt đầu thực thi vào ngày 15/10/2018 đối với Bản phát hành nhanh và ngày 29/10/2018 đối với Bản phát hành theo định kỳ. Việc chuyển đổi này đang được triển khai dần, vì vậy có thể mất tối đa 15 ngày đối với với thông tin thời gian như trên để tất cả các miền có thể được chuyển đổi. Khi quá trình di chuyển diễn ra, người dùng và quản trị viên sẽ không được thông báo rõ ràng, nhưng sẽ có thể thấy mô tả vai trò khác khi xem tư cách thành viên Team Drive.

Chi tiết ra mắt

Tính năng dành cho người dùng:

• Đăng ký tham gia công cụ chuyển đổi cho đến ngày 26/09/2018.
• Quá trình chuyển đổi sẽ bắt đầu vào ngày 15/10/2018 đối với Bản phát hành nhanh và ngày 29/10/2018 đối với Bản phát hành theo định kỳ (chỉ đối với các tổ chức chọn tùy chọn tham gia chuyển đổi).

Phiên bản phát hành:

Chỉ khả dụng cho các phiên bản G Suite Business, Enterprise, Education, Nonprofit và Enterprise for Education.

Thời gian triển khai:

Đang triển khai dần (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng).

Ảnh hưởng:

Quyết định di chuyển chỉ áp dụng cho quản trị viên, vào tháng 10 áp dụng cho tất cả người dùng cuối.

Thao tác:

Hành động quản trị được đề xuất/Thông báo thay đổi được đề xuất.

Nguồn: LVtech