Quản trị viên G Suite lưu ý!
Google đang giới thiệu Trang tổng quan về hoạt động, một tính năng mới dành cho tài khoản G Suite của doanh nghiệp/tổ chức. Trang tổng quan này cho người dùng có quyền chỉnh sửa tập tin Google Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày biết những ai đã xem tập tin cũng như thời gian họ làm điều đó. Khi biết điều này, người dùng có thể đưa ra quyết định đúng đắn hơn liên quan đến cách và thời điểm liên hệ với cộng tác viên.
Cách thông tin của doanh nghiệp/tổ chức hiển thị
Trang tổng quan về hoạt động hiển thị hoạt động xem của người dùng, trừ khi họ chọn ẩn thông tin bằng cách thay đổi cài đặt quyền riêng tư. Thông tin về hoạt động xem của người dùng có thể hiển thị trong Trang tổng quan về hoạt động trên tập tin của các tổ chức khác, trừ khi quản trị viên điều chỉnh cài đặt mặc định cho Trang tổng quan này. Chỉ người dùng G Suite Business, Enterprise, Education và Nonprofit có quyền chỉnh sửa tập tin mới có thể xem Trang tổng quan về hoạt động của tập tin.
Trang tổng quan về hoạt động sẽ ra mắt người dùng doanh nghiệp/tổ chức sau khoảng 2 tuần tính từ ngày hôm nay và được bật theo mặc định. (Hãy xem chi tiết về bản phát hành bên dưới.)
Hành động cần thực hiện
- Đối với quản trị viên: Xem xét và điều chỉnh cài đặt hoặc tắt Trang tổng quan về hoạt động ngay bây giờ.
- Đối với người dùng: Khi Google phát hành Trang tổng quan về hoạt động, người dùng sẽ thấy một thông báo trong Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Thông báo này giới thiệu tính năng và giải thích cách ẩn thông tin về hoạt động xem.
Cài đặt tính năng
Bắt đầu từ hôm nay, hãy chọn cài đặt Trang tổng quan về hoạt động trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
- Luôn bật Trang tổng quan về hoạt động. Đây là cài đặt mặc định. Trang tổng quan về hoạt động hiển thị tất cả hoạt động xem của người dùng, trừ khi các người dùng cá nhân ẩn thông tin của họ. Thông tin xem của người dùng có thể hiển thị trên Trang tổng quan về hoạt động của tập tin của các tổ chức khác.
- Giới hạn Trang tổng quan về hoạt động ở những người trong tổ chức. Thông tin xem của người dùng không hiển thị trên Trang tổng quan về hoạt động của tập tin của những tổ chức khác.
- Tắt Trang tổng quan về hoạt động. Thông tin xem của người dùng không hiển thị trên Trang tổng quan về hoạt động của tập tin của tổ chức thuộc miền hoặc tổ chức bên ngoài. Người dùng của doanh nghiệp/tổ chức có thể xem người dùng bên ngoài có xem tập tin của họ hay không, điều này phụ thuộc vào cài đặt Trang tổng quan về hoạt động của những người dùng bên ngoài miền.
Lưu ý: Trang tổng quan và cài đặt của trang tổng quan không ảnh hưởng đến dữ liệu được thu thập trong nhật ký kiểm tra Drive của G Suite.
Chi tiết bản phát hành
Khoảng 2 tuần kể từ ngày hôm nay (nhưng không sớm hơn), Trang tổng quan về hoạt động sẽ bắt đầu ra mắt cho các miền sử dụng Bản phát hành nhanh và những người dùng có thể xem thông tin về người đã xem tập tin. Các miền sử dụng Bản phát hành theo định kỳ sẽ nhận được tính năng này khoảng 2 tuần sau Bản phát hành nhanh.
Trân trọng!