Xin chào quản trị viên!
Vào tháng 5/2019, Google sẽ tiến hành quá trình thay đổi cho các tùy chọn cài đặt của Google Groups. Nhằm đáp ứng ý kiến phản hồi của khách hàng, Google sẽ cập nhật các tùy chọn cài đặt của Groups để giúp quản trị viên và người dùng dễ dàng quản lý cũng như định cấu hình các nhóm.
Cụ thể là, Google sẽ gỡ bỏ các tùy chọn cài đặt cũng như các tính năng ít khi được sử dụng, đồng thời kết hợp những tùy chọn cài đặt dành cho chức năng tương tự. Quản trị viên có thể tham khảo bài viết này trong Trung tâm trợ giúp để biết thông tin chi tiết về việc thay đổi nêu trên và cách thức chuẩn bị cho bản cập nhật.
Google sẽ bắt đầu triển khai những mục thay đổi này vào ngày 6/5/2019, và có thể mất đến 15 ngày để tiếp cận được tất cả các miền.
Điều này có ý nghĩa gì đối với tổ chức?
Việc gỡ bỏ và hợp nhất một số tùy chọn dành cho các vai trò quản lý nhóm trong phần Cài đặt của trang groups.google.com sẽ ảnh hưởng tới các tùy chọn cài đặt cho các nhóm hiện có. Khi những sự thay đổi này có hiệu lực, Google sẽ cập nhật các tùy chọn cài đặt cho nhóm hiện có để phù hợp với loạt tùy chọn mới. Những nội dung cập nhật này có thể làm thay đổi cách thức bạn truy cập và sử dụng các nhóm. Hãy truy cập vào Trung tâm trợ giúp của để biết thông tin chi tiết về việc thay đổi nêu trên và cách thức chuẩn bị cho bản cập nhật.
Quản trị viên cần phải làm gì?
Hãy tham khảo các bài viết trong Trung tâm trợ giúp để biết những nội dung nào sẽ thay đổi cũng như cách thức chuẩn bị cho những thay đổi đó và biết cách thông báo cho các chủ sở hữu nhóm về sự thay đổi.
Một số người dùng có thể mất quyền truy cập vào các tính năng quản lý nhóm
Một số người dùng không phải là chủ sở hữu hoặc người quản lý nhóm nhưng hiện có quyền truy cập vào một số tính năng quản lý nhóm cụ thể có thể bị mất quyền truy cập đó. Vì vậy, quản trị viên nên kiểm tra các nhóm trong tổ chức và điều chỉnh các tùy chọn cài đặt trước ngày 6/5/2019 để đảm bảo những người dùng này không bị mất quyền truy cập.
Nếu không làm gì:
- Các tùy chọn cài đặt nhóm hiện có sẽ được cập nhật để tuân thủ các biện pháp kiểm soát mới hiện hành.
- Các chủ sở hữu nhóm vẫn có thể thay đổi những tùy chọn cài đặt áp dụng cho nhóm của họ vào bất kỳ lúc nào.
- Các nhóm mới sẽ tuân theo các biện pháp kiểm soát mặc định giống như hiện nay.
Quản trị viên nên kiểm tra các nhóm sau khi có sự thay đổi để xác nhận rằng những mục thay đổi mới có tùy chọn cài đặt mong muốn.
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để người dùng tìm hiểu về thông tin thay đổi này?
- Thông báo trong sản phẩm: Trong vài ngày tới, người dùng sẽ thấy thông báo trong sản phẩm về những mục thay đổi sắp tới khi họ sử dụng Groups. Thông báo này sẽ đưa họ tới Trung tâm trợ giúp để xem tổng quan về sự thay đổi và tiến trình thay đổi.
- Liên hệ với quản trị viên: quản trị viên làm việc với các chủ sở hữu nhóm tại tổ chức để thông báo cho họ về sự thay đổi và khuyến khích họ thực hiện mọi hành động cần thiết trước ngày 6/5/2019. Quản trị viên có thể thấy một mẫu email giúp thông báo về những mục thay đổi này cho người dùng.
Làm cách nào quản trị viên biết được các chủ sở hữu nhóm bị ảnh hưởng?
Việc thay đổi này sẽ ảnh hưởng tới hầu hết các nhóm theo cách nào đó. Quản trị viên có thể sử dụng API Groups để xem danh sách tất cả các nhóm và xem danh sách chủ sở hữu nhóm trong tổ chức, điều này có thể giúp chuẩn bị cho sự thay đổi.
Google sẵn sàng trợ giúp
Nếu quản trị viên có thêm câu hỏi hoặc cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật LVtech.
Trân trọng!