Kiểm soát quản trị viên mới đối với việc sao lưu ứng dụng bên thứ ba trong Google Drive

Tháng 2 13, 2020


Tính năng mới:

Quản trị viên hiện có thể chọn cho phép người dùng Android sao lưu dữ liệu từ các ứng dụng bên thứ ba, chẳng hạn như WhatsApp, vào tài khoản G Suite của người dùng hay không. Trước đây, quản trị viên không có các quyền kiểm soát cụ thể đối với việc sao lưu ứng dụng bên thứ ba, tất cả người dùng G Suite đã kích hoạt Drive có thể sao lưu dữ liệu này và người dùng không kích hoạt Drive thì không thể. Với lần ra mắt này, quản trị viên có thể chọn xem người dùng có thể sao lưu dữ liệu này hay không, bất kể người dùng có Drive hay không.

Tính năng sao lưu này mới giới hạn sao lưu WhatsApp khi ra mắt, nhưng các ứng dụng khác có thể được thêm vào trong tương lai. Nếu dữ liệu WhatsApp được sao lưu, dữ liệu có thể được sử dụng để khôi phục lịch sử tin nhắn và cuộc trò chuyện của WhatsApp nếu người dùng sử dụng điện thoại mới hoặc xóa dữ liệu WhatsApp khỏi thiết bị (ví dụ: thông qua khôi phục cài đặt gốc).

Trước khi chọn bật hoặc tắt tính năng cho một số hoặc tất cả người dùng, quản trị viên nên sử dụng Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm chi tiết quan trọng về việc quản lý sao lưu ứng dụng bên thứ 3 cho tổ chức. Đồng thời nên lưu ý:

  • Sao lưu ứng dụng bên thứ ba là một dịch vụ bổ sung, không nằm trong Điều khoản dịch vụ của G Suite.
  • Các bản sao lưu này không được tính vào bất kỳ hạn ngạch lưu trữ Drive nào.
  • Sao lưu WhatsApp chỉ khả dụng đối với các thiết bị Android.
  • Sao lưu sẽ tự động hết hạn; Các bản sao lưu WhatsApp đã được cập nhật trong một năm sẽ bị xóa (tìm hiểu thêm).

Ảnh hưởng:

Quản trị viên và người dùng cuối.

Tại sao sử dụng:

Điều này mang lại cho quản trị viên nhiều quyền kiểm soát hơn đối với nội dung được lưu trữ trong miền. Nếu được bật, sao lưu ứng dụng bên thứ ba có thể giúp người dùng lưu giữ và quản lý dữ liệu quan trọng.

Thông tin bổ sung:

Trải nghiệm người dùng sử dụng và quản lý sao lưu

Người dùng sẽ thấy hiển thị một liên kết đến Sao lưu trong Google Drive trong phần “Lưu trữ” (xem hình ảnh bên dưới). Điều này sẽ chứa dữ liệu sao lưu. Dữ liệu đó có thể bao gồm các ứng dụng bên thứ ba như WhatsApp (nếu được quản trị viên kích hoạt), cũng như sao lưu thiết bị Android. Người dùng có thể xóa các bản sao lưu này nếu cần. Người dùng không thể xem nội dung của các bản sao lưu này trong Drive; dữ liệu chỉ có thể được sử dụng để khôi phục dữ liệu trong các ứng dụng bên thứ ba.

Nếu quản trị viên tắt sao lưu ứng dụng bên thứ ba, người dùng có thể được thông báo rằng các bản sao lưu không hoạt động đúng cách. Để tránh những thông báo này, người dùng có thể tắt sao lưu trên thiết bị hoặc sao lưu dữ liệu vào một tài khoản khác trên thiết bị.

Nếu quản trị viên đã bật sao lưu ứng dụng bên thứ ba nhưng đã tắt Drive, người dùng không thể xóa trực tiếp bản sao lưu của họ thông qua giao diện người dùng Drive. Sao lưu sẽ tiếp tục bị xóa tự động khi hết hạn. Sử dụng Trung tâm trợ giúp để tìm các cách khác để xóa ngay các bản sao lưu.

Làm thế nào để bắt đầu:

Quản trị viên: bắt đầu từ ngày 5/2/2020, sẽ có một cài đặt mới trong Admin console để kiểm soát tính năng này tại Admin console > Ứng dụng > Các dịch vụ bổ sung của Google > Sao lưu ứng dụng bên thứ ba. Cài đặt ban đầu sẽ có trạng thái BẬT / TẮT giống dịch vụ Google Drive và có thể được kiểm soát ở cấp độ tên miền, OU hoặc nhóm. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về việc quản lý sao lưu cho tổ chức.

Kiểm soát quản trị đối với việc sao lưu ứng dụng bên thứ ba

Người dùng cuối: tính năng này có thể khả dụng đối với người dùng cuối tùy thuộc vào kiểm soát của quản trị viên. Nếu được bật, người dùng có thể tìm thấy và sao lưu các bản sao lưu tại Drive > Lưu trữ > Sao lưu trong tài khoản G Suite được liên kết. Sử dụng Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm việc quản lý sao lưu trong Google Drive.

Người dùng có thể tìm thấy Bản sao lưu trong phần “Lưu trữ” của Google Drive

Phần Sao lưu mới

Thời gian triển khai:

Bản phát hành nhanh và bản phát hành theo định kỳ

  • Cài đặt trong Admin console: Cài đặt này sẽ xuất hiện trong Admin console vào khoảng thời gian từ ngày 5/2/2020 đến 12/2/2020
  • Tác động đến người dùng: người dùng G Suite có thể thấy hiển thị “Sao lưu” bắt đầu vào ngày 5/2/2020 (bản phát hành nhanh) và ngày 19/2/2020 (bản phát hành theo định kỳ), nhưng sẽ không có chính sách mới nào được thực thi cho đến ngày 403/2020 hoặc muộn hơn. Các chính sách này sẽ có hiệu lực cho người dùng trong khoảng thời gian từ ngày 4/3/2020 đến 11/3/2020.

Khả dụng: 

Tất cả phiên bản G Suite.

Nguồn: LVtech