Công cụ quản lý sự kiện Google Calendar của nhân viên đã nghỉ việc

Tháng 2 28, 2018


Quản lý quyền sở hữu các sự kiện trên lịch của nhân viên đã nghỉ việc và đảm bảo rằng các tài nguyên lịch không ở tình trạng bận bởi các sự kiện cũ (của nhân viên đã nghỉ việc) là nhiệm vụ khá thách thức đối với quản trị viên. Khi một nhân viên rời khỏi một tổ chức, quản trị viên có thể xoá tài khoản hoặc tạm ngừng tài khoản đó trong một khoảng thời gian nhất định trước khi xóa.

Hôm nay, Google giới thiệu một bộ công cụ mới để hỗ trợ quản trị viên tốt hơn trong việc quản lý các sự kiện trên lịch của nhân viên đã nghỉ việc, giúp quản trị viên hợp lý hóa quy trình làm việc của nhân viên trong công ty.

Khi xóa người dùng, quản trị viên có thể chọn chuyển sự kiện trong tương lai sang chủ sở hữu mới và giải phóng các tài nguyên đã được đặt bởi các sự kiện này. Điều này đảm bảo tính liên tục của việc lên lịch các sự kiện đối với một nhân viên hiện hữu để có thể tiếp tục quản lý các sự kiện. Quản trị viêncó thể thay đổi quyền sở hữu các sự kiện của nhân viên thông qua việc xóa người dùng bằng cách điều hướng tới Ứng dụng (Apps) > G Suite > Lịch (Calendar) > Quản lý dữ liệu người dùng (Manage User Data) hoặc thông qua API truyền dữ liệu.

UserDeletionFlow.png

Nếu chọn tùy chọn không chuyển sự kiện khi xóa người dùng, quản trị viênnên chọn để Lịch tự động hủy các sự kiện trong tương lai cho tất cả nhân viên đã xóa, việc này sẽ được thực hiện sau khi xóa người dùng 21 ngày. Điều này sẽ đảm bảo rằng không có các sự kiện trong tương lai không được quản lý vẫn tồn tại trong lịch của khách và tài nguyên. Để chọn tùy chọn tự động hủy, điều hướng đến Ứng dụng (Apps) > G Suite > Lịch (Calendar) > Quản lý dữ liệu người dùng (Manage User Data).

Vào bất kỳ thời điểm nào (ví dụ như sau khi người dùng bị tạm ngưng), quản trị viên có thể bắt đầu chuyển sự kiện, hủy sự kiện hoặc giải phóng tài nguyên cho sự kiện trong tương lai bằng cách điều hướng tới Ứng dụng (Apps) > G Suite > Lịch (Calendar) > Quản lý dữ liệu người dùng (Manage User Data).

ManageUserData.png

Xin lưu ý, dịch vụ này chỉ khả dụng đối với quản trị viên cấp cao và quản trị viên có đặc quyền truyền dữ liệu.

Chi tiết ra mắt

Tình năng dành cho người dùng:

Khả dụng cho Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ.

Phiên bản phát hành:

Khả dụng đối với tất cả các phiên bản G Suite.

Thời gian triển khai:

Đang dần triển khai (15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng).

Ảnh hưởng:

Chỉ quản trị viên.

Thao tác:

Hành động quản trị được đề xuất.

Nguồn: LVtech