Google Drive giúp người dùng dễ dàng chia sẻ tập tin thông qua Gmail, Lịch và các ứng dụng khác với công cụ "Kiểm tra quyền truy cập". Khi người dùng gửi email, lời mời lịch hoặc các thông tin liên lạc khác bao gồm tập tin trong Drive, công cụ kiểm tra quyền truy cập (Access checker) sẽ tự động tìm những người mà người dùng đang gửi thư có quyền truy cập tập tin hay không. Nếu người được gửi không có quyền truy cập tập tin, công cụ kiểm tra quyền truy cập sẽ hỏi người gửi có muốn thay đổi quyền truy cập trước khi chia sẻ tập tin không.

Google đang cải tiến công cụ kiểm tra quyền truy cập (Access checker) để:

• Tạo điều kiện dễ dàng hơn trong việc xem ai cần truy cập: giờ đây, người dùng sẽ thấy tên hoặc địa chỉ email không có quyền truy cập vào tập tin trong giao diện Trình kiểm tra quyền truy cập.
• Hỗ trợ nhiều loại tập tin hơn trong Drive: công cụ kiểm tra quyền truy cập sẽ hỗ trợ các tập tin trong Team Drive.
• Chia sẻ trực tiếp với người cần truy cập: công cụ kiểm tra quyền truy cập sẽ dự đoán những ai cần quyền truy cập vào một tập tin và mặc định chia sẻ với những người nhận đó.

Giao diện kiểm tra quyền truy cập sau khi cập nhật sẽ như sau:

Người dùng có thể chia sẻ với các cài đặt mặc định thông minh này chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc chọn một tùy chọn chia sẻ khác đối với tập tin. Trước đây, tùy chọn chia sẻ mặc định là "bật chia sẻ liên kết". Google hy vọng thay đổi này sẽ đảm bảo rằng chỉ có những người phù hợp mới được quyền truy cập tập tin.

Lưu ý rằng tất cả cài đặt chia sẻ được định cấu hình cho miền (hoặc OUs) sẽ vẫn giữ nguyên. Cải tiến này tôn trọng cài đặt quản trị viên đã chọn đối với Chia sẻ ra bên ngoài miền, Công cụ kiểm tra quyền truy cập và Chia sẻ liên kết. Nếu người dùng đã chọn để hạn chế kiểm tra quyền truy cập chỉ đối với người nhận, chia sẻ liên kết sẽ không được đề xuất.

Kiểm tra quyền truy cập trong Admin console

Quản trị viên G Suite có thể kiểm soát phương thức hoạt động của công cụ Kiểm tra quyền truy cập cho tổ chức. Cụ thể, quản trị viên có thể chọn các tùy chọn chia sẻ khả dụng cho tất cả người dùng. Quản trị viên có thể chọn cho phép hay không người dùng thấy tùy chọn để:

• Chia sẻ với người nhận (mặc định), chia sẻ liên kết trong tổ chức, chia sẻ liên kết công khai (không yêu cầu phải có tài khoản Google).
• Chia sẻ với người nhận (mặc định), chia sẻ liên kết trong tổ chức.
• Chia sẻ với người nhận (mặc định).

Chi tiết ra mắt

Tính năng dành cho người dùng:

Hiện đang triển khai tính năng này đối với Bản phát hành nhanh, riêng Bản phát hành theo định kỳ sẽ được triển khai trong ba tuần tới.

Phiên bản phát hành:

Khả dụng đối với tất cả các phiên bản G Suite.

Thời gian triển khai:

Đang triển khai dần (tối đa 15 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng). Bản phát hành theo định kỳ sẽ triển khai sau một tuần khi các tên miền sử dụng Bản phát hành nhanh hoàn tất.

Ảnh hưởng:

Quản trị viên và tất cả người dùng.

Thao tác:

Hành động quản trị được đề xuất / Thông báo thay đổi được đề xuất.

Nguồn: LVtech