Tính năng mới:

Giờ đây, người dùng có thể tự động hạn chế khả năng tải xuống, in và sao chép các tài liệu nhạy cảm thông qua các quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP). Các điều khiển quản lý bản quyền thông tin (IRM) theo định hướng DLP mới này, hiện khả dụng phiên bản beta, sẽ khiến người dùng gặp khó khăn hơn trong việc tạo các bản sao tài liệu có thể làm lộ nội dung nhạy cảm.

Các quy tắc DLP của G Suite đã cho phép quản trị viên giới hạn việc chia sẻ tài liệu trực tiếp. Tuy nhiên, người dùng có thể tạo bản sao của tài liệu bằng cách in, sao chép nó vào các vị trí không được quản lý hoặc tải xuống phương tiện vật lý. Các bản sao này không chịu sự kiểm soát chia sẻ giống nhau, làm tăng nguy cơ nội dung đó bị lộ.

Đã có các điều khiển để chủ sở hữu tài liệu và người chỉnh sửa có thể ngăn người xem và người nhận xét in, sao chép hoặc tải xuống tập tin. Tuy nhiên, điều này đặt trách nhiệm chọn giới hạn chính xác cho một tập tin trên người dùng cuối.

Ảnh hưởng:

Quản trị viên và người dùng cuối.

Tại sao quan trọng:

Các điều khiển IRM mới sẽ giúp đảm bảo rằng chỉ tồn tại một phiên bản duy nhất của các tài liệu nhạy cảm và do đó các chính sách DLP của doanh nghiệp/tổ chức sẽ giúp bảo vệ tài liệu. Điều này có thể giúp giảm khả năng tiếp xúc vô tình hoặc cố ý của nội dung nhạy cảm trong tài liệu. Cũng làm giảm nhu cầu người dùng cuối nhận biết và điều chỉnh thủ công cài đặt IRM cho các tập tin, tạo quy trình tự động và có thể mở rộng hơn để bảo vệ nội dung của doanh nghiệp/tổ chức.

Thông tin chi tiết:

Cài đặt quản trị cho IRM trong quy trình tạo quy tắc DLP

Khi tạo hoặc chỉnh sửa quy tắc DLP, sẽ có một tùy chọn mới: “Thử nghiệm: Vô hiệu hóa tải xuống, in và sao chép cho người bình luận và người xem”. Nếu được chọn, điều này sẽ ngăn tải xuống, in và sao chép tài liệu trừ khi người dùng có quyền của biên tập viên hoặc chủ sở hữu. Lưu ý rằng điều này chỉ khả dụng một phần trong hệ thống Drive DLP mới.

Quản trị viên có thể thêm các điều khiển IRM vào quy tắc DLP

Người dùng sẽ thấy thông báo mới trên các tập tin bị ảnh hưởng

Người chỉnh sửa tài liệu và chủ sở hữu sẽ thấy hiển thị một ghi chú mới trong phần cài đặt của màn hình chia sẻ, như hình sau. Người dùng có quyền truy cập xem hoặc nhận xét sẽ không thể tải xuống, sao chép hoặc in tài liệu. Các tùy chọn này sẽ bị mờ đi đối với họ. Lưu ý rằng điều này chỉ đặt giới hạn đối với các vai trò của người xem khác

Chủ sở hữu và người chỉnh sửa tài liệu sẽ thấy một ghi chú mới khi cố gắng chia sẻ tài liệu

Người xem và bình luận tài liệu sẽ có các tùy chọn in, tải xuống và sao chép màu xám

Làm thế nào để bắt đầu:

• Quản trị viên: tính năng này sẽ TẮT theo mặc định và có thể được bật như một phần của quy tắc DLP mới và hiện hữu. Truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về cách tạo quy tắc DLP mới và xem Câu hỏi thường gặp về Drive DLP IRM beta.
• Người dùng cuối: Không có cài đặt dành cho người dùng cuối đối với tính năng này.

Thời gian triển khai:

• Tính năng này hiện khả dụng đối với tất cả người dùng.

Phiên bản phát hành:

• Khả dụng đối với khách hàng G Suite Enterprise, Enterprise for Education, Education và Enterprise Essentials.
• Không khả dụng cho khách hàng G Suite Basic, Business, Nonprofits và Essentials.

Nguồn: LVtech