Quản trị Google Vault

Tháng 1 31, 2018


Chào mừng bạn đến với Google Apps Vault! Tài liệu này sẽ hướng dẫn bạn các bước để thiết lập
Vault và cách thức hoạt động Vault trong tổ chức.
Quan trọng: Vault sẽ không bảo vệ dữ liệu theo các chính sách của tổ chức và yêu cầu
pháp lý cho đến khi bạn hoàn thành các bước sau. Bạn phải chọn một chính sách duy trì
mặc định hoặc quy tắc tùy chỉnh như mô tả trong Bước 5 để Vault giữ lại dữ liệu của bạn.
Trước khi thực hiện, hãy chắc chắn:
● Bạn là quản trị viên cấp cao Google Apps trong tổ chức; chỉ quản trị viên cấp cao mới có
thể hoàn tất các bước trong hướng dẫn này.
● Bạn đã sử dụng Google Apps for Business hoặc Google Apps for Education.
● Google Apps Vault đã được mua cho tổ chức của bạn.
Bước 1: Chỉ định người dùng sử dụng Vault
Chỉ định quyền sử dụng cho tất cả người dùng (nếu như mua Vault cho tất cả người dùng trong
tên miền) hoặc chỉ một số người cụ thể (nếu chỉ mua Vault cho một số người trong tên miền).
● Tham khảo ý kiến những người trong tổ chức để biết được các yêu cầu kinh doanh và
pháp lý và quyết định ai cần sử dụng Vault.
Bước 2: Xác định người dùng trong tên miền có thể truy cập Vault
Xác định người trong miền có thể truy cập Vault. Chỉ người dùng được cấp phép mới có quyền
đăng nhập vào trang http://ediscovery.google.com.
● Đăng nhập vào giao diện Admin console, sử dụng địa chỉ email của tài khoản quản trị
(bao gồm tên người dùng và tên miền) và mật khẩu.
● Nhấp vào Google Apps.
● Nhấp vào Vault và chọn một trong các tùy chọn sau:
❖ ON for everyone: tất cả mọi người trong tổ chức của bạn có thể truy cập vào
Vault.
❖ ON for some organizations: chỉ đơn vị tổ chức (OU) mà bạn chỉ định mới có thể
truy cập Vault.
❖ OFF: không ai trong tổ chức có thể truy cập vào Vault.

Bước 3: Cấp quyền cho người dùng được sử dụng Vault
Cấp quyền cho người dùng mà bạn muốn để họ tạo các nguyên tắc lưu giữ, lưu trữ chứng cứ
pháp lý, lưu trữ và quản lý đúng chỗ hoặc tìm kiếm trong lưu trữ có thể liên quan đến một vấn đề
hoặc điều tra cụ thể. Bước này không bắt buộc đối với các thiết lập ban đầu của Vault.
Bước 4: Đăng nhập Vault
Sau khi mua Vault hay bắt đầu dùng thử 30 ngày, bạn nên đợi 30 đến 60 phút trước khi đăng
nhập vào https://ediscovery.google.com. Nếu bạn đăng nhập ngay lập tức sau khi mua Vault, bạn
có thể không nhìn thấy tất cả các mục của Vault bạn có thể truy cập.
Hiện tại Google Apps Vault được kích hoạt và tất cả người dùng đã được chỉ định trong giao
diện Admin console, đăng nhập Vault theo các bước sau:
● Vào trang: https://ediscovery.google.com

● Đăng nhập với tên truy cập và mật khẩu Google Apps của bạn.
Những nhân viên khác được cấp quyền sử dụng Vault trong tên miền của bạn sẽ đăng nhập Vault
theo cách tương tự sau khi bạn cho họ truy cập.
Bước 5: Thiết lập thời gian lưu giữ mặc định
Thiết lập một chính sách lưu giữ mặc định để kiểm soát thư của công ty được lưu trữ bao lâu
trước khi được xoá tên vĩnh viễn khỏi hộp thư của người dùng và tất cả các hệ thống của Google.
Doanh nghiệp của bạn nên có một chính sách về lượng thời gian email nên được giữ lại. Chúng
tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến từ bộ phận pháp lý của doanh nghiệp của khi bạn thiết lập
một nguyên tắc lưu giữ mặc định.
Thời gian duy trì bắt đầu vào ngày nhận email, không phải ngày bạn thiết lập các quy tắc. Ví dụ,
bạn thiết lập mặc định cho 3650 ngày (10 năm), nếu người dùng nhận được thư vào ngày
05/01/2004, thư đó sẽ được gỡ bỏ từ hộp thư của người dùng vào ngày 05/01/2014, và gỡ bỏ
khỏi Vault ngay sau đó.
Sau khoảng thời gian xác định mà một chính sách lưu giữ mặc định (hoặc quy tắc tùy chỉnh)
trôi qua, email được lưu giữ theo những quy định sẽ bị xóa vĩnh viễn và không thể phục hồi.
1. Trong Google Apps Vault, nhấp vào Retention trong điều hướng bên trái.
2. Nhấp vào Modify default retention period.
3. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn một trong ba lựa chọn:
● Do not specify a default retention period: nội dung người dùng không được giữ
lại trong Vault. Trừ khi một quy tắc tùy chỉnh hoặc lưu giữ được áp dụng, nội
dung người dùng đã xóa sẽ được xoá 30 ngày sau đó, không có tùy chọn phục hồi.
Thời gian lưu giữ mặc định của tổ chức được tự động thiết lập tùy chọn này trừ
khi bạn thay đổi.
● Retain data indefinitely: Nội dung người dùng luôn hiện hữu trong Vault trừ khi
một bạn áp dụng quy tắc tùy chỉnh nào khác.
● Retain data for a specified number of days: Nội dung người dùng được giữ lại
cho số ngày bạn chỉ định (lên đến 36.500) trừ khi một quy tắc tùy chỉnh hoặc lưu
giữ được áp dụng. Ngay sau khi thời gian này trôi qua, nội dung được lấy ra từ
hộp thư người dùng và xóa khỏi hệ thống Google mà không có tùy chọn phục hồi.
Nếu bạn chọn tùy chọn này, nhấp vào Next, nhập số ngày cho thời gian lưu giữ,
sau đó nhấn Set. Chọn checkbox để xác định rằng bạn hiểu được nội dung của
bạn sẽ bị xóa vào cuối thời gian duy trì nếu không có quy định khác hoặc quy tắc
lưu giữ nào khác được áp dụng.

4. Nhấp vào Submit.
Lưu ý quan trọng:

● Điều gì xảy ra sau khi bạn thiết lập các quy tắc lưu giữ mặc định: Trừ khi áp dụng
một quy tắc tùy chỉnh hoặc lưu giữ nào khác, email hiện tại và tương lai trong hộp thư
của người dùng được bảo quản và xóa khỏi Vault sẽ theo quy tắc lưu giữ mặc định.
● Điều gì xảy ra khi người dùng xóa một email: Email này được lấy ra từ hộp thư của
người dùng. Tuy nhiên, khi các quy định lưu giữ mặc định hoặc tùy chỉnh một quy tắc
được áp dụng, email vẫn có trong Vault trong thời gian lưu giữ.
Google Apps Vault đang được phát triển và hoạt động! Vault sẽ bảo vệ hệ thống email doanh
nghiệp và bản ghi cuộc trò chuyện online trong thời gian lưu giữ mà bạn chỉ định.

Nguồn: LVtech