Khách hàng G Suite có thể sử dụng hết 30GB dung lượng lưu trữ. Người dùng tài khoản Google miễn phí sẽ đạt giới hạn khi lưu trữ 15GB dữ liệu. Khi đạt đến giới hạn, người dùng không thể lưu các mục chiếm dung lượng trên Google Drive, Gmail hay Google Photos.
Các bước dưới đây sẽ giúp người dùng tìm thấy các tập tin được tải lên không gian lưu trữ Google nhiều nhất và xóa dữ liệu không cần thiết. Và theo tùy chọn, người dùng có thể điều chỉnh hai cài đặt để giảm không gian lưu trữ sử dụng cho hình ảnh và tài liệu đã tải lên.
- Xem dung lượng tổng bộ nhớ Google
Mở trình duyệt máy tính và vào https://www.google.com/settings/storage, sau đó đăng nhập vào tài khoản Google, người dùng sẽ thấy dung lượng đã sử dụng trên Google Drive, Gmail và Google Photos.
- Tìm kiếm tập tin dung lượng lớn trên Google Drive
Tiếp theo, vào https://drive.google.com/#quota trong trình duyệt. Google Drive sẽ hiển thị danh sách các tập tin, bắt đầu với những tập tin dung lượng lớn nhất ở phía trên. Chọn tập tin không cần sử dụng di chuyển vào thùng rác và sau đó xóa vĩnh viễn trong thùng rác.
Hãy nhớ rằng: sau khi làm sạch thùng rác, người dùng không thể tìm lại tập tin nếu không có sự giúp đỡ từ quản trị viên G Suite hoặc hệ thống sao lưu cấu hình từ trước.
- Tìm kiếm tập tin đính kèm dung lượng lớn trong Gmail
Truy cập Gmail trên máy tính. Trong ô tìm kiếm, nhập size:10MB để tìm kiếm các tập tin đính kèm dung lượng lớn.
Thay đổi số, tùy thuộc vào số lượng email hiển thị (ví dụ, kích thước:20MB hoặc kích thước:5MB,...). Xóa email với tập tin đính kèm lớn mà không còn cần sử dụng. Làm trống thùng rác trong Gmail để loại bỏ vĩnh viễn các mục.
- Lưu hình ảnh
Người dùng có thể giảm không gian lưu trữ ảnh và video. Một lần nữa, trong trình duyệt của máy tính, vào https://photos.google.com/settings. Chọn “Chất lượng cao” (High Quality) cho phép Google làm giảm kích thước tập tin lưu trữ hình ảnh trên Google Photos trên web.
Nếu sử dụng ứng dụng Google Photos trên thiết bị di động (Android hoặc iOS). Mở ứng dụng, chạm vào trình đơn ba dòng ở phía trên bên trái, chọn Cài đặt (Settings), sau đó chạm vào Sao lưu và đồng bộ (Backup & sync). Nhìn và chạm vào thiết lập “Kích thước tải lên” (Upload size), sau đó chọn “Chất lượng cao” (High Quality) để lưu trữ miễn phí dung lượng không giới hạn.
- Lưu trữ tập tin không tốn dung lượng
Chuyển đổi tập tin được lưu trữ trên Google Drive sang định dạng gốc của Google Docs có thể tiết kiệm dung lượng đáng kể. Ví dụ, khi tải lên và lưu trữ bài thuyết trình PowerPoint ở định dạng ban đầu, tập tin có dung lượng 43 MB, nhưng khi chuyển sang định dạng Google Slides chỉ tốn 0 MB, vì tập tin định dạng gốc không tính dung lượng. Đây là sự thật dành cho bất kỳ tập tin được tạo trong định dạng gốc của Google như Docs, Sheets, Slides, hoặc Forms. Các tập tin này không được tính vào tổng dung lượng trên Google Drive.
Để tiết kiệm không gian lưu trữ, người dùng có thể chọn chuyển đổi tập tin sang định dạng Google Drive theo mặc định khi tải lên tập tin trên Google Drive. Vào https://drive.google.com, chọn biểu tượng bánh răng bên dưới ảnh đại diện ở phía bên phải của màn hình, sau đó chọn “Cài đặt” (Settings). Hãy chắc chắn đã chọn ô "Chuyển đổi tập tin tải lên sang định dạng của trình biên tập Google Tài liệu" (Convert uploaded files to Google Docs editor format).
Đối tượng cần nhiều dung lượng lưu trữ?
Quản trị viên G Suite có thể kiểm tra dung lượng của từng tài khoản người dùng trong tổ chức. Đăng nhập vào giao diện điều khiển Admin console (https://admin.google.com), chọn Người dùng (Users), sau đó xem danh sách. Quản trị viên có thể hiển thị cả hai cột dung lượng Tổng bộ nhớ và mức sử dụng dung lượng Drive. Nếu một trong hai cột không hiển thị, chọn trình đơn ba chấm (bên phải của biểu tượng trợ giúp) để chọn để hiển thị cột.
Tất nhiên, quản trị viên có thể mua thêm dung lượng và phân bổ cho các tài khoản có yêu cầu, hoặc người dùng Google cá nhân cũng có thể mua thêm dung lượng. Vui lòng xem thêm về bảng giá nâng cấp dung lượng cho người dùng cá nhân và khách hàng G Suite Basic.
Nếu thực sự cần nhiều dung lượng hơn, người dùng có thể nâng cấp lên G Suite Business với chi phí khoảng 22.500 VNĐ/người dùng/tháng, mỗi tài khoản trong tổ chức sẽ nhận được dung lượng lưu trữ không giới hạn. (lưu ý: nếu tổ chức có ít hơn 5 người dùng thì dung lượng cho mỗi người dùng là 1 TB). Với lưu trữ không giới hạn, người dùng sẽ không cần phải loại bỏ tập tin, xóa email với tập tin đính kèm lớn, hoặc nén hình ảnh một lần nào nữa. Vui lòng xem thêm tại đây để tìm hiểu về G Suite Business.
Nguồn: LVtech