Giờ đây quản trị viên Google Drive và Docs có thể cho phép người dùng trong tổ chức thêm và sử dụng mẫu cho Docs, Sheets, Slides và Forms Theo mặc định, tất cả người dùng trong tổ chức có thể gửi mẫu.
Tùy chọn, quản trị viên có thể:
- Xóa bỏ mẫu từ thư viện.
- Thay đổi danh mục mẫu trong thư viện.
- Gửi mẫu vào thư viện mà quản trị viên có quyền truy cập chỉnh sửa hoặc được chia sẻ với quyền truy cập tìm kiếm và xem dành cho toàn bộ miền.
Nếu tổ chức sử dụng G Suite Business, quản trị viên có thể chỉnh sửa cài đặt gửi mẫu theo một trong các cách sau:
- Mẫu gửi đi phải được quản trị viên phê duyệt.
- Chỉ cho phép quản trị viên gửi mẫu.
Thay đổi cài đặt mẫu
- Đăng nhập bằng tài khoản admin -> vào giao diện điều khiển Admin console.
- Từ bảng điều khiển Admin console, vào Ứng dụng (Apps) -> G Suite -> Drive và Tài liệu (Drive and Docs).
- Chọn Mẫu (Templates).
- Quản lý danh mục mẫu được sử dụng để sắp xếp mẫu trong tổ chức. Từ đó, người dùng có thể sử dụng các danh mục này để tìm kiếm các mẫu có liên quan.
- Thêm loại mẫu: Nhập tên danh mục và nhấp Thêm (Add).
- Xóa bỏ loại mẫu: Bỏ tùy chọn ngay danh mục mẫu.
- Có thể di chuyển mẫu hiện tại trong danh mục mẫu này sang danh mục mẫu khác.
- Nếu danh mục mẫu khác không được chọn, bất kỳ mẫu ở danh mục mẫu bị xóa bỏ sẽ xuất hiện trong thư viện là "Chưa được phân loại".
- (Chỉ dành cho khách hàng G Business Suite) Chọn một tùy chọn để giới hạn những người có thể gửi mẫu:
- Mở (Open): Theo mặc định, bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể gửi mẫu vào thư viện của tổ chức (được đề xuất cho tổ chức nhỏ).
- Đã kiểm duyệt (Moderated): bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể gửi mẫu vào thư viện của tổ chức nhưng quản trị viên có đặc quyền trên Drive và Tài liệu phải phê duyệt trước khi mẫu xuất hiện trong thư viện mẫu của tổ chức (được đề xuất cho tổ chức lớn và trường học).
- Bị hạn chế (Restricted): Chỉ quản trị viên có đặc quyền trên Drive và Tài liệu mới có thể gửi mẫu vào thư viện mẫu của tổ chức.
- Bỏ chọn Bật mẫu tùy chỉnh cho tổ chức (Enable custom templates for your organization) để tắt khả năng gửi và sử dụng mẫu đặc biệt trong tổ chức.
- Nhấp Lưu (Save)
Lưu ý: Thư viện mẫu trên Drive sẽ không còn khả dụng sau năm 2016.
Thư viện mẫu trên Google Drive sẽ được gỡ bỏ trong tương lai gần. Khi đó, http://drive.google.com/templates sẽ không còn khả dụng.
Để lưu mẫu từ thư viện mẫu Google Drive, người dùng có thể:
- Sử dụng các mẫu tự động tạo bản sao trong "Drive của tôi" (My Drive).
- Lưu trang xem trước mẫu như bookmark.
Sử dụng mẫu để tạo các tập tin được định dạng như sơ yếu lý lịch, ngân sách, hoặc đơn đặt hàng.
Lưu ý: Mẫu chỉ có sẵn bằng tiếng Anh.
Nguồn: LVtech