Tránh đặt trùng phòng trong Calendar

Tháng 5 18, 2019


Tính năng mới:

Các phòng sẽ không còn chấp nhận hai sự kiện trùng nhau theo thời gian.

Trước đây, nếu một sự kiện được tạo trực tiếp trên lịch của một người có quyền quản lý tài nguyên, phòng sẽ chấp nhận cuộc họp này ngay cả khi một sự kiện khác đã chọn phòng này trong cùng khoảng thời điểm đó.

Bây giờ, nếu phòng đã được chấp nhận bởi một cuộc họp khác, việc tạo ra một sự kiện mới đồng thời trực tiếp ngay trên lịch sẽ từ chối cuộc họp trùng phòng này.

Ảnh hưởng: người dùng cuối.

Tại sao điều này lại quan trọng?

Người dùng sẽ không phải tranh giành để tìm phòng thay thế nếu phòng họp đã được đặt hai lần.

Làm thế nào để bắt đầu:

  • Quản trị viên: không yêu cầu hành động.
  • Người dùng cuối: không yêu cầu hành động, hành vi này sẽ tự động xảy ra.

Thông tin bổ sung:

Sự thay đổi này chỉ ảnh hưởng đến việc đặt phòng trong tương lai. Các sự kiện hiện tại sẽ không bị ảnh hưởng.

Cách giải quyết

Tùy chọn 1: giữ phòng thời gian dài

Đối với các tình huống sử dụng phòng thời gian dài (ví dụ: sự kiện cả ngày), người dùng muốn lên lịch cho các phiên riêng lẻ trong cùng một phòng, nên thao tác như sau:

    • Đặt thời gian dài phòng mong muốn.
    • Tạo các phiên riêng lẻ, có thể mô tả trong trường vị trí hoặc mô tả vị trí phòng. Ví dụ “Phòng A [Giữ phòng riêng biệt].

Ghi đè thủ công thông tin Hangouts đối với các phiên họp riêng lẻ với ID Hangout của các cuộc họp kéo dài thời gian.

Tùy chọn 2: chấp nhận thủ công tất cả việc đặt phòng và đặt trùng phòng

Nếu như mong muốn đặt phòng hai lần đối với trường hợp đặc biệt, người dùng có thể tắt hoàn toàn phần trả lời tự động của phòng. Điều này có nghĩa là tất cả lời mời được thêm trên lịch phòng sẽ phải chờ đợi phản hồi. Quản trị phòng với quyền quản lý có thể chấp nhận hay từ chối thủ công tất cả lời mời bao gồm việc chấp nhận đặt trùng phòng.

  • Trong Lịch, di chuyển chuột đến lịch phòng trong danh sách lịch.
  • Mở Cài đặt Lịch bằng cách nhấp vào trình đơn  và chọn Cài đặt.
  • Đến phần “Tự động chấp nhận lời mời”.
  • Chọn Tự động thêm tất cả lời mời vào lịch này.

Chi tiết ra mắt

Thời gian triển khai:

  • Bản phát hành nhanh: đã triển khai hoàn toàn (1-3 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng), bắt đầu từ ngày 15/4/2019.
  • Bản phát hành theo định kỳ: đã triển khai hoàn toàn (1-3 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng), bắt đầu từ ngày 15/4/2019.

Phiên bản phát hành:

  • Khả dụng đối với tất cả phiên bản G Suite.

Bật / tắt theo mặc định:

Tính năng này sẽ được BẬT theo mặc định.

Nguồn: LVtech