Ngay từ đầu, mục tiêu của Google với G Suite là giúp các công ty biến đổi phương thức làm việc với bộ ứng dụng năng suất và cộng tác dựa trên nền tảng điện toán đám mây.

Hôm nay, Google sẽ công bố các bản cập nhật chính để giúp hơn 4 triệu doanh nghiệp sử dụng G Suite (phiên bản trả phí) làm việc an toàn, thông minh và hiệu quả hơn. Điều này bao gồm Gmail mới, với giao diện hoàn toàn mới trên web, các tính năng bảo mật nâng cao, ứng dụng mới với trí tuệ nhân tạo của Google và tích hợp nhiều hơn với các ứng dụng G Suite khác. Google cũng giới thiệu phương thức mới để quản lý công việc khi di chuyển với Tasks.

Bảo vệ an toàn dữ liệu nhạy cảm với các tính năng bảo mật mới của Gmail

Giữ an toàn cho dữ liệu là ưu tiên hàng đầu, đó là lý do tại sao vào tháng trước, Google đã giới thiệu các biện pháp bảo vệ lừa đảo mới nhằm giúp giải quyết các mối đe dọa trong Email Business Compromise (BEC - hình thức lừa đảo qua email doanh nghiệp) hoặc khi ai đó mạo danh một nhà điều hành để lấy thông tin nhạy cảm. Với những biện pháp bảo vệ mới này, Gmail đã giúp chặn 99,9% xâm phạm của BEC bằng cách cảnh báo người dùng hoặc tự động chuyển thư sang spam.

Hôm nay, Google sẽ giới thiệu một cách tiếp cận mới để bảo vệ thông tin: chế độ bảo mật của Gmail. Với chế độ bảo mật, người dùng có thể bảo vệ nội dung nhạy cảm trong email bằng cách tạo ngày hết hạn hoặc thu hồi các thư đã được gửi trước đó. Vì người dùng có thể yêu cầu xác thực bổ sung qua tin nhắn văn bản để xem email nên cũng có thể bảo vệ dữ liệu ngay cả khi tài khoản email của người nhận đã bị xâm nhập trong khi thư đang hoạt động.

Tính năng kiểm soát quản lý quyền thông tin (IRM) được tích hợp sẵn cũng cho phép loại bỏ tùy chọn để chuyển tiếp, sao chép, tải xuống hoặc in email. Điều này giúp giảm nguy cơ thông tin bí mật vô tình được chia sẻ không đúng đối tượng. Chế độ bí mật sẽ bắt đầu triển khai cho người dùng Gmail và số lượng hạn chế người dùng G Suite trong những tuần tới.

Google cũng đã thiết kế lại các cảnh báo bảo mật trong Gmail để doanh nghiệp/tổ chức dễ dàng nắm bắt và có thể kêu gọi việc xử lý tác vụ rõ ràng hơn đến các nhân viên. Những cảnh báo lớn hơn, nổi bật hơn này sẽ giúp người dùng được thông tin nhiều hơn khi email có khả năng trong trường hợp nguy hiểm.

Và lưu ý: Google không quét Gmail nhằm mục đích nhắm mục tiêu quảng cáo và không có quảng cáo nào được hiển thị trong Gmail dành cho khách hàng G Suite.

Luôn cập nhật email dễ dàng bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo trong Gmail

Các tính năng mới được hỗ trợ trí tuệ nhân tạo trong Gmail, như Nudging, Smart Reply và thông báo mức độ ưu tiên cao, giờ đây có thể giúp người dùng tập trung nhiều thời gian hơn cho công việc.

Hầu hết người dùng nhận được nhiều email hơn có thể giải quyết cùng một lúc và thỉnh thoảng mọi công việc được giải quyết rất trơn tru. Với Nudging, Gmail sẽ chủ động nhắc người dùng theo dõi hoặc trả lời email, đảm bảo không bỏ sót email.

Năm ngoái, Google đã giới thiệu tính năng Trả lời thông minh cho các ứng dụng Gmail dành cho thiết bị di động. Tính năng này xử lý hàng trăm triệu email hàng ngày và đã thúc đẩy hơn 10% trả lời qua email trên thiết bị di động. Hôm nay, Google sẽ đưa tính năng Trả lời thông minh vào Gmail trên web để giúp người dùng trả lời tin nhắn nhanh hơn.

Google cũng giới thiệu các tính năng mới trên thiết bị di động nhằm giúp người dùng giảm thiểu sự gián đoạn và lộn xộn. Thông báo mức độ ưu tiên cao là cài đặt mới chỉ thông báo về các thư quan trọng giúp giảm thiểu sự xáo trộn đối với người dùng. Gmail cũng có thể đề xuất thời điểm hủy đăng ký khỏi danh sách gửi thư. Sử dụng các đề xuất thông minh, hủy đăng ký xuất hiện dựa trên các gợi ý như số lượng email nhận được từ người gửi và số lượng email được đọc thật sự. Người dùng sẽ bắt đầu thấy các thông báo này hiển thị trong hộp thư đến trong vài tuần tới.

Trong vài tháng qua, Salesforce đã thử nghiệm Gmail mới để cộng tác trên các dự án toàn cầu. Jo-ann Olsovsky, Phó Chủ tịch điều hành kiêm Giám đốc CNTT của Saleforce cho biết: “Là một lãnh đạo CRM toàn cầu, khả năng giao tiếp nhanh chóng và an toàn với các bên liên quan trên toàn thế giới là rất quan trọng. Giao diện mới của Gmail dễ sử dụng với tính năng thông minh tích hợp cho phép người dùng cộng tác nhanh hơn và thông minh hơn, ít hao tốn thời gian hơn cho việc quản lý hộp thư đến và tăng thời giải quyết công việc giúp khách hàng thành công hơn.”

Hoàn tất nhiều công việc hơn từ hộp thư đến bằng các công cụ dễ sử dụng

Google đã thiết kế lại Gmail trên web để giúp người dùng thực hiện tác vụ nhanh hơn. Giờ đây, người dùng có thể xem và nhấp vào tậptin đính kèm trong hộp thư đến của mình trước khi mở chuỗi email. Người dùng cũng có thể kéo chuột qua các thư (không phải nhấp vào thư) để thực hiện những việc như trả lời thư mời tham gia cuộc họp, lưu trữ chuỗi email hoặc tạm ẩn email cho đến thời điểm phù hợp.

Trong lần cải tiến này, Google cũng tích hợp chặt chẽ Gmail với các ứng dụng G Suite khác mà người dùng sử dụng hàng ngày. Giờ đây, người dùng có thể tham khảo nhanh, tạo hoặc chỉnh sửa lời mời Calendar, nắm bắt ý tưởng trong Keep hoặc quản lý việc cần làm trong Tasks đều từ bảng điều khiển ngay bên cạnh hộp thư đến.

Bảng điều khiển bên cạnh hộp thư đến cũng giúp người dùng dễ dàng truy cập vào Tiện ích bổ sung của Gmail, như các ứng dụng dành cho doanh nghiệp của bên thứ ba có thể sử dụng. Bằng cách này, người dùng không phải chuyển đổi giữa các tab hoặc ứng dụng để hoàn thành công việc. Người dùng sẽ bắt đầu thấy tích hợp bảng điều khiển mới trong các ứng dụng G Suite khác trong những tháng tới — như bên trong ứng dụng Lịch, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày.

Khả năng ngoại tuyến mới trong Gmail trên web có thể giúp người dùng làm việc mà không bị gián đoạn khi không có Wi-Fi. Tìm kiếm, viết, trả lời, xóa hoặc lưu trữ tối đa thư trong 90 ngày giống như làm việc trực tuyến nhưng ngoại tuyến. Các nhóm có thể bắt đầu sử dụng khả năng ngoại tuyến trong vài tuần tới.

Như Google đã đề cập, Google sẽ giới thiệu một Tasks hoàn toàn mới trên web cũng như các ứng dụng dành cho thiết bị di động mới để giúp xử lý công việc khi đang di chuyển. Người dùng có thể sử dụng Task để tạo nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ và thậm chí thêm ngày đến hạn với thông báo nhằm giúp người dùng luôn theo dõi được công việc.

Và vì Task tích hợp chặt chẽ với G Suite, người dùng chỉ cần kéo và thả email từ Gmail vào Task để tạo tác vụ. Các tác vụ có ngày hoàn thành cũng có thể xuất hiện trong Lịch của người dùng. Người dùng có thể tải xuống ứng dụng Task mới dành cho thiết bị di động từ Google Play Store hoặc iOS App Store ngay hôm nay.

Trải nghiệm Gmail hoàn toàn mới có sẵn để các doanh nghiệp bắt đầu sử dụng ngay hôm nay trong Chương trình sử dụng sớm của G Suite  và đã được bật trong Admin console.

Người dùng Gmail cá nhân cũng có thể chọn tham gia trải nghiệm mới (chuyển đến Cài đặt (Settings) ở trên cùng bên phải và chọn Dùng thử Gmail mới (Try the new Gmail).

Nguồn: LVtech