Quản lý phòng họp hiệu quả với nhiều tính năng mới

Tháng 8 21, 2018


Google mong muốn giúp các tổ chức tận dụng tối đa không gian làm việc. Để làm điều đó, Google sẽ hợp nhất tất cả các tính năng liên quan đến quản lý tòa nhà và tài nguyên ở cùng một nơi ngay trong Admin console. Google cũng giới thiệu hai công cụ mới, hủy đặt trước phòng và thông tin chi tiết về phòng, nhằm giúp doanh nghiệp/tổ chức nắm thông tin rõ hơn trong việc sử dụng tài nguyên và tối ưu hóa khả năng sử dụng.

Một điểm đến duy nhất để quản lý tòa nhà và tài nguyên

Tất cả các tính năng liên quan đến quản lý tòa nhà và phòng họp hiện được hợp nhất trong mục mới và nổi bật hơn trong Admin console được gọi là “Tòa nhà và tài nguyên”. Quản trị viên có thể truy cập trực tiếp từ màn hình chính hoặc qua Danh mục -> Toà nhà và Tài nguyên trong Admin console.

Hủy đặt phòng dựa trên sự kiện bị hủy

Theo một nghiên cứu nội bộ, có tới 40% số phòng được đặt nhưng không sử dụng. Để giúp người dùng xác nhận lại các phòng không sử dụng đó, giờ đây Google sẽ tự động thông báo phòng họp trống khi khách mời đã từ chối lời mời Google Calendar. Khi phòng bị hủy, người tổ chức sự kiện sẽ nhận được email thông báo về thay đổi và đề xuất lên lịch lại hoặc xóa cuộc họp.

Quản trị viên có thể bật tính năng này cho các phòng trong Admin console bằng cách điều hướng đến tài nguyên và chọn các phòng muốn kích hoạt việc hủy đặt phòng. Sau đó, cần nhấp vào "CHỈNH SỬA" và bật hủy đặt phòng đối với phòng được chọn.

Xin lưu ý, tính năng hủy đặt phòng chỉ khả dụng cho các phiên bản G Suite Business, Education, Enterprise và Enterprise for Education và chỉ có thể được bật cho các phòng có cấu trúc được phân loại là “PHÒNG_HỘI THẢO” (“CONFERENCE_ROOM”).

Trang tổng quan về thông tin chi tiết về phòng

Google cũng đang thêm trang tổng quan mới trong Admin console để có thông tin chi tiết về phòng. Tại đây, quản trị viên có thể xem dữ liệu như:

  • Các phòng được sử dụng nhiều nhất và ít thường xuyên nhất
  • Tỷ lệ sử dụng và đặt phòng của các phòng theo múi giờ và các kích thước phòng khác nhau
  • Có bao nhiêu phòng có thể được thông báo trống tự động với tính năng hủy đặt phòng của Google Calendar

Quản trị viên có thể lọc dữ liệu này bằng cách xây dựng, tầng, phòng, sức chứa của phòng, tính năng phòng hoặc khung thời gian để có thêm chi tiết.

Với những báo cáo này, quản trị viên có thể đưa ra quyết định tốt hơn về những cải thiện đối với không gian làm việc. Các báo cáo cung cấp tín hiệu để có thêm thông tin. Một số ví dụ về thông tin chi tiết bao gồm:

  • Phòng được sử dụng nhiều nhất?
  • Các phòng có được tận dụng hay sử dụng quá mức không?
  • Sức chứa phòng nào phổ biến nhất?
  • Những phòng cần sử dụng thiết bị? nên đầu tư thêm thiết bị A/V nào?
  • Thời điểm tốt nhất để lên lịch sửa chữa và bảo trì?
  • Vào thời điểm nào các phòng được sử dụng nhiều nhất, quản trị viên có thể hướng dẫn các thành viên trong doanh nghiệp/tổ chức để thay đổi thời gian khi họ lên lịch các cuộc họp?

Quản trị viên có thể truy cập trang tổng quan này trong Admin console trong phần "Toà nhà và tài nguyên".

Với lần ra mắt này, Google cũng thêm đặc quyền quản trị mới, "thông tin chi tiết về phòng" để cấp cho quản trị viên khác hoặc người quản lý chi nhánh chuyên dụng quyền chỉ xem trang tổng quan này và các tài nguyên khác.

Xin lưu ý, dữ liệu này chỉ khả dụng đối với các tài nguyên có cấu trúc.

Chi tiết ra mắt

Tính năng dành cho người dùng:

Khả dụng với Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ.

Phiên bản phát hành:

Thời gian triển khai:

Đã triển khai hoàn toàn (1-3 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng).

Ảnh hưởng:

Quản trị viên và người dùng cuối.

Thao tác:

Hành động quản trị được đề xuất.

Nguồn: LVtech

 
Chat với chúng tôi