Tính năng mới:

Google đang thực hiện chia sẻ - bảo mật, cộng tác dựa trên mã pin, an toàn với tài khoản không thuộc Google - được phát hành công khai. Điều này có nghĩa là người dùng có thể chia sẻ tài liệu với các tài khoản không thuộc Google, cho phép họ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa nội dung trong Google Drive, Docs, Sheets, Slides và Sites bằng mã pin.

Tính năng chia sẻ truy cập trước đó khả dụng phiên bản beta và sẽ thay thế cài đặt quản trị hiện tại để cho phép người dùng trong tổ chức gửi lời mời chia sẻ.

Google sẽ giới thiệu tính năng mới theo lịch trình này:

• Ngày 31/8/2020: cài đặt kiểm soát chia sẻ với những tài khoản không thuộc Google sẽ bắt đầu xuất hiện trong Admin console. Cài đặt này có thể được bật hoặc tắt theo mặc định tùy thuộc vào cài đặt hiện tại. Xem phần “Bắt đầu” sau đây để tìm hiểu thêm. Cài đặt này sẽ chỉ bắt đầu có hiệu lực đối với người dùng vào ngày 08/09/2020 (đối với Bản phát hành nhanh) hoặc ngày 28/9/2020 (đối với Bản phát hành theo định kỳ).
• Ngày 08/9/2020: người dùng trong các Bản phát hành nhanh sẽ có thể sử dụng tính năng mới, nếu tính năng này được bật bởi quản trị viên.
• Ngày 28/9/2020: người dùng trong các Bản phát hành theo định kỳ sẽ có thể sử dụng tính năng mới, nếu tính năng này được bật bởi quản trị viên.

Ảnh hưởng:

Quản trị viên và người dùng cuối.

Tại sao sử dụng:

Khách hàng G Suite thường làm việc với các đối tác bên ngoài công ty. Những người dùng bên ngoài hay “khách truy cập” này không phải lúc nào cũng có tài khoản Google, khiến người dùng G Suite và người dùng không có tài khoản Google gặp khó khăn hơn trong việc cộng tác liền mạch và an toàn.

Tính năng mới này sẽ giúp đảm bảo cộng tác trôi chảy và an toàn với khách truy cập thông qua:

• Cộng tác: bao gồm nhận xét, chỉnh sửa, v.v. với bất kỳ ai cần làm việc cùng, bất kể họ có tài khoản Google hay không.
• Ghi nhật ký kiểm tra đối với việc hợp tác với khách truy cập, để tất cả các tương tác được theo dõi và ghi lại.
• Khả năng thu hồi quyền truy cập và xóa cộng tác viên khi cần thiết.
• Giảm nhu cầu tải xuống, gửi email hoặc tạo các tập tin riêng biệt để làm việc với những người dùng bên ngoài không có tài khoản Google.

Nếu khách truy cập chọn tạo tài khoản G Suite bằng địa chỉ email của họ, thì lịch sử cộng tác và hoạt động của họ sẽ được giữ nguyên sau khi tạo tài khoản.

Thông tin chi tiết 

Chia sẻ với khách truy cập sẽ không được hỗ trợ cho người dùng Cloud Identity. Với lần ra mắt này, người dùng Cloud Identity sẽ chỉ có thể chia sẻ với những người nhận không thuộc Google bằng cách gửi lời mời cho phép người dùng xem trước nội dung tập tin ở chế độ chỉ đọc mà không cần đăng nhập vào tài khoản Google.

Làm thế nào để bắt đầu:

• Quản trị viên:
• Chia sẻ bên ngoài tổ chức với những tài khoản không thuộc Google sẽ được BẬT theo mặc định nếu quản trị viên hiện cho phép người dùng trong tổ chức gửi lời mời chia sẻ đến những người bên ngoài tổ chức không sử dụng tài khoản Google.
• Chia sẻ bên ngoài tổ chức với tài khoản không thuộc Google sẽ bị TẮT theo mặc định nếu quản trị viên hiện không cho phép chia sẻ bên ngoài tổ chức hoặc sử dụng danh sách miền cho phép. Hãy sử dụng Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về cách chia sẻ với tài khoản không thuộc Google.
• Chia sẻ của khách truy cập sẽ được kiểm soát bởi cài đặt mới trong Admin console > Ứng dụng > G Suite > Drive và Tài liệu > Cài đặt chia sẻ. Xem hình ảnh sau đây. Các cài đặt mới có thể được kiểm soát ở cấp miền hoặc đơn vị tổ chức.

• Người dùng cuối: truy cập Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu thêm về chia sẻ với khách truy cập. Khách truy cập có thể sử dụng Trung tâm trợ giúp để tìm hiểu cách xóa phiên truy cập.

Thời gian triển khai:

Cài đặt trong Admin console:

• Bản phát hành nhanh và Bản phát hành theo định kỳ: đã triển khai (1-3 ngày đối với khả năng hiển thị tính năng), bắt đầu từ ngày 31/8/2020.

Tính khả dụng cho người dùng cuối:

• Bản phát hành nhanh: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 08/9/2020.
• Bản phát hành theo định kỳ: đang dần triển khai (tối đa 15 ngày để hiển thị tính năng) bắt đầu từ ngày 28/9/2020.

Phiên bản phát hành:

• Khả dụng đối với khách hàng G Suite Business, Enterprise, Enterprise for Education, Education, Nonprofits và G Suite Essentials.
• Không khả dụng đối với khách hàng G Suite Basic, Cloud Identity hoặc người dùng có tài khoản Google cá nhân.

Nguồn: LVtech