Tính năng mới:

Google đang khởi chạy chương trình beta mới cho phép người dùng chia sẻ các thư mục trong Bộ nhớ dùng chung. Tìm hiểu thêm và đăng ký bản beta tại đây.

Ảnh hưởng:

Quản trị viên, người dùng cuối và lập trình viên.

Tại sao sử dụng:

Bộ nhớ dùng chung là phương thức trao quyền cho các nhóm và tổ chức lưu trữ, truy cập và cộng tác trên các tập tin. Cho đến thời điểm hiện tại, tất cả các quyền đều được cài đặt ở cấp bộ nhớ dùng chung hoặc cấp tập tin riêng lẻ và không thể chia sẻ các thư mục cụ thể trong bộ nhớ dùng chung.

Với bản beta này, người dùng có thể chia sẻ một thư mục cụ thể với những người dùng khác hoặc nâng cấp quyền truy cập cho thành viên để cung cấp cho người dùng quyền bổ sung trên các thư mục cụ thể trong bộ nhớ dùng chung. Ví dụ:

• Đối với bộ phận tiếp thị, người dùng có thể có bộ nhớ dùng chung được truy cập bởi tất cả các nhân viên nội bộ, với một thư mục cụ thể cho các tài liệu quảng cáo nhưng có thể được truy cập bởi đại lý bên ngoài.
• Đối với bộ phận bán hàng được tổ chức theo vùng, người dùng có thể có một bộ nhớ dùng chung cho phép người quản lý nhóm và giám đốc xem tất cả hoạt động, với các nhóm khu vực chỉ có thể xem thông tin liên quan đến khu vực tập trung cụ thể của trong một thư mục dùng chung.
• Đối với bộ nhớ dùng chung được sử dụng để chuẩn bị cho một sự kiện cụ thể, người dùng có thể cấp cho tất cả các thành viên xem quyền truy cập vào tất cả các tập tin, đồng thời cung cấp cho mỗi nhóm cụ thể quyền truy cập vào các tài liệu liên quan đến phần sự kiện phụ trách.

Chia sẻ thư mục với người không phải thành viên và nâng cấp quyền truy cập cho thành viên trên thư mục

Thông tin chi tiết:

Cấp truy cập của người quản lý cần thiết để chia sẻ thư mục

Các thư mục trong Bộ nhớ dùng chung chỉ có thể được chia sẻ bởi những người quản lý Bộ nhớ dùng chung đó. Các cấp truy cập Bộ nhớ dùng chung (ví dụ: người quản lý nội dung và người nhận xét) không đủ điều kiện để chia sẻ các thư mục vì không được phép kiểm soát quyền truy cập rộng rãi đối với nội dung. Các thư mục trong Bộ nhớ dùng chung sẽ cùng cấp truy cập với chính Bộ nhớ dùng chung, ngoại trừ người quản lý.

Các cấp truy cập này bao gồm: người quản lý nội dung (mặc định), người đóng góp, người nhận xét và người xem. Lưu ý rằng người đóng góp trên thư mục là người chỉnh sửa trên tập tin trong thư mục đó.

Xem thêm chi tiết về các cấp truy cập Bộ nhớ dùng chung.

Vai trò thư mục trong Bộ nhớ dùng chung

Các cấp truy cập thư mục chỉ có thể được mở rộng, không thể giảm, từ cấp Bộ nhớ dùng chung

Các cấp truy cập được chỉ định ở Bộ nhớ dùng chung thể hiện mức truy cập tối thiểu mà người dùng sẽ có đối với tất cả các tập tin và thư mục trong Bộ nhớ dùng chung đó. Điều này đảm bảo tính minh bạch, dự đoán và khả năng mở rộng. Do đó, mức truy cập của người dùng cho một thư mục trong Bộ nhớ dùng chung chỉ có thể lớn hơn mức truy cập của người dùng đó đối với chính Bộ nhớ dùng chung đó; không thể nào bị hạn chế ít hơn so với mức độ truy cập.

Một ví dụ về hộp thoại nếu mức độ truy cập bị hạn chế đối với một thư mục con trong Bộ nhớ dùng chung

Điều gì xảy ra với di chuyển tập tin và thư mục

Khi các tập tin hoặc thư mục được di chuyển vào bên trong Bộ nhớ dùng chung, quyền truy cập được kế thừa đối với nội dung sẽ được cập nhật tương ứng và quyền truy cập trực tiếp sẽ được bảo lưu. Điều này xảy ra tương tự khi các tập tin hoặc thư mục dùng chung được chuyển từ Bộ nhớ dùng chung sang Ổ đĩa của tôi (My Drive) của người dùng.

Ví dụ: hãy tưởng tượng một tài liệu ban đầu nằm trong Bộ nhớ dùng chung của nhóm Bán hàng. Tất cả các thành viên của nhóm Bán hàng có quyền truy cập “người xem” đối với Bộ nhớ dùng chung và do đó, có quyền truy cập “người xem” đối với tài liệu. Thêm vào đó, năm thành viên trong nhóm Bán hàng có quyền truy cập “người chỉnh sửa” đối với tài liệu cụ thể. Nếu tập đó được chuyển ra khỏi  Nhóm bán hàng, nhóm Bán hàng sẽ mất quyền truy cập “người xem”, nhưng năm người dùng trên vẫn có quyền của “người chỉnh sửa”.

Vì việc di chuyển thư mục (dùng chung) này có thể tạo ra những thay đổi lớn đối với truy cập nội dung, các thư mục được chuyển vào Bộ nhớ dùng chung chỉ được cấp phép cho người dùng là người quản lý trên cả vị trí ban đầu cũng như vị trí đích.

Lưu ý: Google sẽ bắt đầu thực thi yêu cầu của người quản lý với chương trình beta này và vào ngày 1/9/2020 đối với tất cả khách hàng của G Suite. Từ ngày này trở đi, người đóng góp và người quản lý nội dung ở vị trí đích sẽ không thể di chuyển thư mục qua lại trong các Bộ nhớ dùng chung.

Làm thế nào để bắt đầu:

• Quản trị viên: đăng ký tham gia bản beta tại đây. Google sẽ bắt đầu chấp nhận các tên miền vào chương trình trong vài tuần tới.
• Người dùng cuối: khi tính năng này được bật cho miền, để chia sẻ thư mục, chọn thư mục trong Bộ nhớ dùng chung mà bản thân người dùng là người quản lý và nhấp vào chia sẻ trong trình đơn thư mục (thanh công cụ) để mở hộp thoại chia sẻ. Từ đó, có thể chia sẻ thư mục.

Phiên bản phát hành:

• Khả dụng đối với G Suite Business, Enterprise, Education, Enterprise for Education và Nonprofit.
• Không khả dụng đối với khách hàng G Suite Basic và người dùng cá nhân.

Nguồn: LVtech